Как организовать хранение документов в юридическом бюро
Можно сказать, что у юристов бумажная работа. Количество документов в любой, даже небольшой юридической компании, столь велико, что без продуманной системы хранения и систематизации сотрудники не просто не смогут эффективно работать, но и рискуют потерять важные бумаги.
Еще один значимый момент — конфиденциальность. Информация, доверенная клиентами, и документы, сформированные в ходе исполнения договорных обязательств, не должны стать достоянием третьих лиц. От этого зависит профессиональная репутация компании. Поэтому, в юридическом бюро важно организовать не только удобное, но и надежное хранение документов. Нужны качественные офисные сейфы и металлические шкафы.
Сколько и какие сейфы нужны
В процессе деятельности в юридической компании образуются два типа документов. Первый связан с управлением организацией, например, бумаги в бухгалтерии, отделе кадров и отделе материально-технического снабжения.
Второй относится непосредственно к профессиональной деятельности бюро. Это документы, которые «генерируют» юристы в процессе оказания услуг, и документы, полученные от клиентов, в том числе для исследования и оценки. Чем больше масштабы деятельности, тем больше документооборот компании.
С количеством сейфов и металлических шкафов все просто — их должно быть достаточно, чтобы обеспечить сохранность и удобное размещение всех документов в отделах.
Функциональность — на первом месте, однако презентабельный внешний вид не менее важен. Людей встречают по одежке, а знакомство с компанией начинается с обстановки офиса. Солидный и представительный сейф или металлический шкаф — весомый плюс в пользу статуса юридического бюро, как надежной и солидной организации, которой можно доверять.
Для особо важных документов, печатей и бланков нужны сейфы, желательно огневзломостойкие — защитят и от злоумышленников, и от пожара. Для хранения большого объема бумаг — металлические архивные шкафы, для систематизации — картотечные с выдвижными ящиками.
Офисные шкафы премиум-класса — верный выбор
Модели премиум-класса отличает элегантный дизайн, повышенный комфорт эксплуатации, а также долговечность и безотказность.
Шкафы изготовлены из высококачественной стали и оснащены замками повышенной секретности. Благодаря пластиковым втулкам, распашные двери двигаются легко и бесшумно. Магниты прочно фиксируют их даже в незапертом состоянии. Модели с раздвижными дверями купейного типа помогут сэкономить свободное пространство в небольших помещениях, а двухсекционные шкафы с отделением для вещей позволят комфортно разместить не только деловую документацию, но и верхнюю одежду сотрудников.
Пользователь может организовать внутреннее пространство по своему усмотрению: перемещать полки, устанавливать рамы для подвесного файлинга и выдвижные ящики. Вместимость шкафа зависит от модели, в некоторые помещается 80 папок-регистраторов формата А4. Например, архивный шкаф Практик АМ-1891 вмещает 60 толстых (толщиной корешка 75 мм) папок, а с установленной сверху дополнительной антресолью еще +24 папки: https://steeloff.ru/catalog/arkhivnye-shkafy/arkhivnye-shkafy-praktik/shkafy-praktik-am/am-1891/
Поверхность шкафов защищает красивое и прочное порошковое покрытие, устойчивое к коррозии и мелким повреждениям. Офисные шкафы премиум-класса не только помогут максимально комфортно организовать хранение документации, но прослужат долгие годы.
Чтобы обеспечить сохранность документов в юридическом бюро, недостаточно приобрести сейфы и металлические шкафы. Необходимо надежно защитить окна и двери, установить сигнализацию, в том числе противопожарную. Чем лучше продумана система безопасности, тем меньше вероятность утечки информации и безвозвратной утраты важных бумаг.
